שירות הודעות הוא שירות חוץ המיועד לעסקים שרוצים לתת שירות טוב יותר ללקוחות שלהם. כל עסק יודע כי חשוב מאד להיות זמין עבור הלקוחות שלו ועם זאת כל העסקים מבינים שהם לא יכולים להיות פתוחים כל היום כדי לספק שירות ללקוחותיהם. כדי להצליח לתת מענה ללקוחות מצד אחד ומצד שני לא להיות פתוחים כל היום ישנו שירות הודעות אשר מאפשר לעסק לקחת שירות במיקור חוץ ולקבל הודעות מהלקוחות שלו (או ממי שמעוניין להיות לקוח שלו) בלי להיות פעיל באותו הזמן.
מתי מפעילים את השירות
המטרה של שירות הודעות היא קודם כול לתת ללקוחות שירות. המוקד עצמו מקבל את השיחות אשר נכנסות לעסק, רושם הודעות מהלקוחות לעסק ומעביר אותן לעסק כך שהוא יוכל לחזור אל הלקוחות בשעות הנוחות לו. הפעלת השירות תתבצע לפי הדרישות של העסק. העסק יכול להחליט שהשירות יעבוד גם בשעות שהוא פעיל וזאת כדי לחזור לכל הלקוחות בצורה מסודרת בלי להפסיק את העבודה באמצע והוא יכול להחליט שהשירות יעבוד רק בשעות שהוא סגור (ולפעמים השירות ניתן בשעות הלילה המאוחרות ובסופי שבוע אם העסק רוצה בכך).
מי אחראי לעובדים
העובדים אשר נותנים שירות הודעות לעסק וללקוחותיו הם עובדי חברה חיצונית. החברה החיצונית אחראית להעסיק את העובדים, להכשיר אותם, לבחון שהם מבצעים את העבודה כהלכה והיא זו שאחראית שיהיו עובדים זמינים לקבלת ההודעות כל עוד העסק רוצה בכך.
מענה על ידי העסק
שירות הודעות הוא שירות של קבלת הודעות במיקור חוץ. התפקיד של הנציגים אינו כולל מתן מענה ללקוחות אלא רק לתת שירות של קבלת הודעות, העברתן לעסק כשבסופו של דבר העסק הוא האחראי לתת את המענה לשאלות השונות.