מערכת SharePoint Online היא מערכת לניהול ידע עסקי אשר משתמשת ברשת האינטרנט, ולא בשרת פנימי כמו בגרסאות אחרות של SharePoint. היא מאפשרת ליהנות מניהול תוכן בעסק ללא צורך בתשתית עצמאית. מערכת זו מאפשרת לשתף מידע בין העובדים בחברה בצורה פשוטה ומקנה גישה מכל מקום בו יש רשת אינטרנט. המערכת מאפשרת לעקוב אחר ביצוע משימות, לנהל לוקחות זמנים ולשתף רשימות קשר בין העובדים ברשת.
לSharePoint Online יתרונות רבים בניהול העסק
הפלטפורמה מאפשרת לנהל ארגונים ועסקים בצורה יעילה ופשוטה. יש לה מספר יתרונות אשר גורמים לה להיות בחירה מובילה בקרב עסקים רבים:
• ייעול עבודת הצוות – מערכת SharePoint Online מאפשרת לסנכרן קבצים ולערוך אותם באופן מקוון, כך שחברי צוות יכולים לעבוד ביחד מכל מקום על המשימות שלהם. דבר זה מאפשר עבודת צוות קלה יותר ויעילה יותר.
• שימוש בתשתית האינטרנט – המערכת אינה מצריכה שימוש בשרת פנימי, ובזכות כך גם אין צורך בהוצאת כסף על תשתיות של שרתים בחברה. בדבר מאפשר לחסוך כסף רב בארגון.
• הגנה על התכנים – הפלטפורמה מכילה התקנים שמונעים חדירה של תוכנות עוינות לקבצים המאוחסנים בה. ההגנה היא מתקדמת מאוד כך שלא ניתן לחשוש מאיבוד מידע.
ניתן לספק שירות שמותאם באופן אישי לארגון
מערכת SharePoint Online מספקת גמישות מרבית לכל ארגון. ניתן להתאים את הפורטל הארגוני על פי הצורך ולהוסיף לו יישומים רלוונטיים, כמו למשל יישום ליצירת סקרים, ספר טלפונים פנים ארגוני, מתווה מותאם אישית של אישורים וחתימות למשימות ועוד. ניתן לתת הרשאות גישה שונות לעובדים שונים ובכך לארגן את המידע המועבר ולהגן מזליגת מידע לא רצוי. השימוש בתכנים הוא פשוט וקל ומאפשר לכל עובד ליהנות ממנו בכל מקום.